U digitalnom svetu postoji neraskidiva spona između poslovnih procesa i tehnologija koje ih podržavaju. Moderno radno okruženje stvara potrebu za Level Up. Jedan od njih je planiranje i budžetiranje. Za realizaciju ovog procesa, veliki broj organizacija se i dalje oslanja na dobre, stare Excel tabele. S tim u vezi, imamo nešto da vam saopštimo…
Možda je vreme da Excel zamenite softverom
Pre nego što promrmljate: „ali ja već godinama koristim…”, reći ćemo i ovo: Excel je bez sumnje koristan alat za organizaciju podataka u manjim kompanijama. Ako, međutim, vaše poslovanje čini kompleksan sistem i tražite način da pojednostavite procese kao što je planiranje i budžetiranje, verovatno je došlo vreme da kažete zbogom spreadsheet-ovima.
U kontekstu poslovnog planiranja unutar velikih sistema, manuelno sređivanje podataka čini procese glomazim, sporim i podložnim greškama.Obziromda se radi o aktivnostima sa velikim brojem učesnika iz raznih odeljenja, koji koriste podatke iz različitih izvora, ručno planiranje može da rezultira haotičnim stanjem: neistinitim, neažuriranim i teško proverivim informacijama. Da glavobolja bude veća, sa svakom razmenom dokumenata unutar sektora usaglašavanje verzija postaje sve teže.
Bezbrojne table: mnoštvo verzija istine
Za donosioce odluka, nepovezano planiranje znači da ne postoji jedinstvena verzija istine. Umesto konsolidovanog pregleda, vremenom se kreira mnoštvo “istina”, koje dovode u pitanje ispravnost odlučivanja na nivou čitavog poslovnog sistema, a dodatan problem je manjak efikasnosti.
Statistika kaže da se na ručno sređivanje i prilagođavanje podataka troši najveći deo radnog vremena – i do 70%. Ovo dragoceno vreme zaposleni bi mogli da posvete ključnom aspektu planiranja, analizi podataka.
Kako EPM softver može da pomogne?
Činjenica je da Excel, uprkos svojoj slavi, nikada nije bio zamišljen kao alat za planiranje, budžetiranje i izveštavanje na organizacionom nivou. Danas postoji sveobuhvatno, specijalizovano rešenje za integrisan proces planiranja: Enterprise Performance Management (EPM) softver. Ovo je najefikasniji alat za sinhronizaciju organizacionih sektora koje učestvuju u planiranju, automatizaciju i unapređenje procesa konsolidacije poslovnih rezultata. Ili kraće: za umreženo planiranje.
Za razliku od nenamenskih alata i softvera, EPM rešenja unapređuju i olakšavaju celokupan ciklus planiranja – od prikupljanja podataka preko i modelovanja, analitike do izveštanja – konsolidujući ga na jednoj platformi. Neke od glavnih prednosti za poslovanje su:
• centralizacija podataka koji se nalaze u različitim aplikacijama i sistemima, a koji se koriste za planiranje, kao i za kreiranje izveštaja za praćenje planova
• detaljan, holistički predgled podataka iz svih linija poslovanja za efikasnu realizaciju kvartalnih, polugodišnjih i godišnjih planova
• “driver-based” planiranje – na osnovu aktivnosti (drajvera) koje utiču na poslovnu vrednosti, kao što su cena po jedinici proizvoda ili veće investicije u marketing
• mogućnost aktivnog praćenja KPI-jeva
• mogućnost aktivnog planiranja (rolling forecasts)
• tačnost i ažurnost podataka – bez mogućnosti greške ili korišćenja pogrešne formule
• ušteda vremena zaposlenih i veća agilnost kompanije za prilagođavanje tržišnim promenama uz kraći proces planiranja.
Svi poslovni sektori, jedna strategija planiranja
Koristeći EPM rešenja, kompanije mogu da osnaže saradnju između raznih linija poslovanja, učine ih agilnijim i usmere ka zajedničkim ciljevima. Primera radi, lansiranje novog proizvoda zahteva kolaboraciju odeljenja za proizvodnju, sektora prodaje i marketinga. Dobra koordinacija ovih sektora, koji su često bazirani na odvojenim lokacijama, ubrzaće planiranje i omogućiti efikasnije korišćenje kompanijskih resursa, a time i konkurentsku prednost.
Nije glavno šta softver omogućava, već šta vam je potrebno
Ukoliko planirate da uvedete novo rešenje za automatizovano upravljanje procesima planiranja i budžetiranja, važno je da imate kompletnu sliku postojećeg stanja, kao i ciljeva. Dizajn aplikacije treba da adresira slabosti vaših procesa i željeno stanje. Fleksibilnost za prilagođavanje vaših zahtevima ide ruku pod ruku sa intuitivnošću. I najbolje, kastomizovano EPM rešenje ostaće „onaj alat koji su nam uveli” ukoliko nije jednostavno za korišćenje od strane zaposlenih.
Jedan od EPM softvera koji spaja sve navedeno jeste Oracle Hyperion. Reč je o svetski poznatom sistemu koji se koristi u sektoru finansija i kontrolinga, kao i za operativno planiranje i budžetiranje unutar velikih kompanija – u prodaji, marketingu, ljudskim resursima, IT-ju i drugim poslovnim funkcijama. U zavisnosti od potreba kompanije, Oracle Hyperon se može implementirati na lokalnoj infrastrukturi ili u cloudu. Odlikuje ga izuzetna fleksibilnost koja se može iskoristiti prilikom implementacije namenskih modula, tako da korisnici dobiju baš ono što žele. To je ono što je ključno. Takođe, to je mesto gde nastupa ekspertiza.
Tim sertifikovanih eksperata sa dubokim poznavanjem EPM rešenja, iskustvom u kastomizaciji, implementaciji i integraciji sa ostatkom IT ekosistema za optimalan protok informacija daje dodatnu vrednost primeni tehnologije. Ovakav tim i iskustvo donosi kompanija AIGO. Kao partner za razvoj, a ne samo implementator, AIGO je tu da vam pomogne da izaberete optimalan EPM softver, implementirate i prilagodite željene module i integrišete rešenje sa sistemima koje već koristite, poput ERP-a. Naravno, sve ovo nije moguće bez dobre saradnje. Stoga je AIGO pristup zasnovan na zajedničkom pronalaženju rešenja koja će aplikacije globalnih proizvođača staviti u službu vašeg poslovanja.
Kao što smo rekli na početku ovog teksta, danas je veza između poslovnih procesa i tehnologija snažnija nego ikada. Baš kao što nedovoljno efikasan alat može da učini procese kompleksnijim nego što bi morali biti, tako i adekvatno rešenje ima moć da im podigne efikasnost na novi nivo. Ovaj izbor je strateški važan i može da stvori brojne izazove za kompanije. Uz pravu podršku, svi izazovi se mogu rešiti, a usput otvoriti nove prilike: za optimizaciju i unapređenje procesa plairanja, smanjenje rizika i brže prilagođavanje promenama.